Un coup d'oeil derriüre les coulisses

24. Jun 2019

« Pour la conception du programme, il est important d’identifierles tendances nouvelles et de les rendre visibles et tangibles au sein de l'Arène de la mobilité»
« Pour la conception du programme, il est important d’identifierles tendances nouvelles et de les rendre visibles et tangibles au sein de l'Arène de la mobilité»
Jörg Beckmann, directeur de l'Académie de la mobilité

Organisée cette année pour la première fois à Berne, l'Arène suisse de la mobilité est le plus important rendez-vous professionnel de la branche des transports de Suisse. Pour l'équipe de l'Académie de la mobilité du TCS qui organise cette manifestation, elle représente quatre jours d'état d'urgence, du 16 au 19 septembre 2019. Sybille Suter, responsable de la communication pour l'Arène de la mobilité, nous décrit les préparatifs précédant cet événement important. Nous avons notamment voulu savoir pourquoi l'Académie de la mobilité a réuni sous un seul toit trois manifestations à succès.

Compte à rebours: encore 12 mois
Enthousiasmer les partenaires, sponsors et exposants

C'est le moment des concepts de détail, de la gestion des projets et des acquisitions. L'équipe tente le plus tôt possible de convaincre les grands partenaires et sponsors des congrès passés à la cause de l'Arène de la mobilité. Parallèlement, on commence à réfléchir au travail de communication. Stratégie, moyens et canaux de communication: quand peut-on recourir à des solutions nouvelles (médias sociaux, publicité dans les moteurs de recherche) et quels moyens traditionnels ont fait leurs preuves? La préparation durant cette phase exige des échanges intenses avec partenaires, associations, institutions, experts et médias. "Pour la conception du programme et pour être dans le vif de l'actualité, il est important d’identifierles tendances nouvelles et de les rendre visibles et tangibles au sein de l'Arène de la mobilité", explique Jörg Beckmann, directeur de l'Académie de la mobilité.

« Tout en préparant cette grande manifestation, nous découvrons tous les jours des nouveautés, parfois surprenantes. »
« Tout en préparant cette grande manifestation, nous découvrons tous les jours des nouveautés, parfois surprenantes. »
Sybille Suter, responsable de la communication

Compte à rebours: encore 6 mois
Travail médiatique et organisation des congrès

Le site internet de l'Arène de la mobilité est en place. Des intervenantes et intervenants ont confirmé leur participation. Le programme se complète au fur et à mesure et les inscriptions en ligne sont maintenant possibles. Il est primordial à ce stade d'enthousiasmer des participants potentiels à l'Arène de la mobilité. Quels sont les moments forts et les contenus? Quels orateurs seront présents de Suisse et de l'étranger? Comment les partenaires peuvent-ils participer à la publicité pour l'événement? Quel photographe et quelle équipe de caméra travaillent pour l'Arène de la mobilité? Quand disposera-t-on du programme définitif en version imprimée? "Tout en préparant cette grande manifestation, nous découvrons tous les jours des nouveautés, parfois surprenantes. Il est donc important que nous fonctionnions en équipe, afin de tirer tous sur la même corde, rester souples et attentifs à nos partenaires, sponsors et participants", précise Sybille Sutter, responsable de la communication de l'Arène de la mobilité. 

« Nous devons créer une ambiance agréable et accueillante. »
« Nous devons créer une ambiance agréable et accueillante. »
Rahel Stürchler, responsable de l'organisation des congrès

Compte à rebours: encore 3 mois
Organisation des congrès, exposition et questions de détail

Bien d'autres tâches supplémentaires font leur apparition: clarifier les formalités avec les intervenantes et intervenants, réunir les photos et les interventions, organiser une équipe de traduction, établir un plan à l'échelle des halles et de l'exposition qui répond aux besoins des partenaires et visiteurs des congrès, organiser le mobilier, l'équipement technique et la restauration. "Bien que l'Arène ne soit pas une exposition publique classique, les professionnels et le public intéressé attendent de nous et des exposants des nouveautés, des possibilités de faire des essais, des interventions intéressantes et des moyens de nouer des contacts. Pour répondre à toutes ces exigences, nous devons créer une ambiance agréable et accueillante", ajoute Rahel Stürchler, responsable de l'organisation des congrès et de la gestion des participants.  


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