Ein Blick hinter die Kulissen

24. Jun 2019

«Der intensive Austausch mit Partnern, Verbänden, Institutionen, Experten und Medien ist wichtig für die Programmgestaltung»
«Der intensive Austausch mit Partnern, Verbänden, Institutionen, Experten und Medien ist wichtig für die Programmgestaltung»
Jörg Beckmann, Direktor der Mobilitätsakademie

Die Schweizer Mobilitätsarena wird dieses Jahr erstmals in Bern durchgeführt und ist der wichtigste Branchentreffpunkt der Verkehrswirtschaft in der Schweiz. Für das Team der Mobilitätsakademie AG des TCS als Veranstalterin bedeutet das: Vier Tage Ausnahmezustand vom 16.-19. September 2019. Sybille Suter, Kommunikationsverantwortliche Mobilitätsarena beschreibt, was in den Monaten und Wochen vor dem Grossevent alles läuft. Wir wollen von ihr unter anderem wissen, wieso die Mobilitätsakademie drei erfolgreiche Veranstaltungen zu einem einzigen Grossevent zusammenführt.

Countdown: Noch 12 Monate
Partner, Sponsoren und Aussteller begeistern

Zeit für Detailkonzepte, Projektmanagement und Akquise. Möglichst früh versucht das Team, die grossen Partner und Sponsoren der vergangenen Kongresse für die Schweizer Mobilitätsarena zu gewinnen. Parallel dazu beginnen die Überlegungen zur Kommunikationsarbeit: Kommunikationsstrategie ,-mittel, -kanäle: Wo können neue Wege gegangen werden (Social Media, Suchmaschinenwerbung), was hat sich bewährt? In dieser Phase geht in der Vorbereitung nichts ohne den intensiven Austausch mit Partnern, Verbänden, Institutionen, Experten und Medien. "Das ist wichtig für die Programmgestaltung und auch, um am Puls des Geschehens zu sein, Trends zu erkennen und diese innerhalb der Mobilitätsarena sicht- und erlebbar zu machen", sagt Jörg Beckmann, der Direktor der Mobilitätsakademie des TCS.

«Während wir diese Grossveranstaltung vorbereiten, lernen wir jeden Tag Neues und manchmal völlig Unerwartetes.»
«Während wir diese Grossveranstaltung vorbereiten, lernen wir jeden Tag Neues und manchmal völlig Unerwartetes.»
Sybille Suter, Kommunikationsverantwortliche

Countdown: Noch 6 Monate
Medienarbeit und Kongressorganisation

Die Website zur Mobilitätsarena steht, die Zusagen von Rednerinnen und Rednern liegen vor, das Programm verdichtet sich, die Anmeldung ist geöffnet. Höchste Zeit, potenzielle Teilnehmende für die anstehende Mobilitätsarena zu begeistern. Welche Highlights und Inhalte gibt es? Welche Keynote Speaker aus dem In- und Ausland sind dabei? Wie können die Partner bei der Bewerbung des Anlasses helfen? Welcher Fotograf und welches Kamerateam stehen für die Mobilitätsarena im Einsatz? Wann liegt das definitive Programm in gedruckter Form vor? „Während wir diese Grossveranstaltung vorbereiten, lernen wir jeden Tag Neues und manchmal völlig Unerwartetes. Hier ist es wichtig, dass wir als Team gut funktionieren, alle an einem Strang ziehen, flexibel bleiben und unsere Partner, Sponsoren und Teilnehmer im Auge behalten“, so Sybille Suter, verantwortlich für die Kommunikation zur Mobilitätsarena.

«Bei der Mobilitätsarena wollen wir ein ansprechendes und einladendes Ambiente schaffen.»
«Bei der Mobilitätsarena wollen wir ein ansprechendes und einladendes Ambiente schaffen.»
Rahel Stürchler, Verantwortliche Kongressmanagement

Countdown: Noch 3 Monate
Kongressorganisation, Ausstellung und Detailfragen

Viele weitere Aufgaben stehen an: Die Formalitäten mit den Sprecherinnen und Sprechern klären, Fotos und Statements abholen, ein Übersetzungsteam organisieren, einen massstabsgetreuen Hallen- und Ausstellungsplan erstellen, welcher den Bedürfnissen der Partner und Kongressbesucher entspricht, Mobiliar und Technikbedarf sowie Cateringfragen klären. „Obwohl wir keine klassische (Besucher-)messe sind, erwarten die Fachwelt und die fachinteressierte Öffentlichkeit von uns und den ausstellenden Partnern Neuheiten, Probefahrtmöglichkeiten, inspirierende Vorträge und Netzwerkmöglichkeiten. Um dem gerecht zu werden gilt es, ein ansprechendes und einladendes Ambiente zu schaffen“, so Rahel Stürchler, verantwortlich für die Kongressorganisation und Teilnehmermanagement.

Wir freuen uns über Ihre Teilnahme!

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